Jaarrekening2015

De provincie Utrecht is een organisatie die haar bedrijfsvoering zo inricht dat de toegevoegde waarde voor het primair proces maximaal is en de overhead minimaal. We hebben toegewerkt naar een compacte, efficiënte en dienstverlenende organisatie waarin het realiseren van onze inhoudelijke doelen centraal staat.
Onze focus als organisatie ligt op ‘buiten het verschil maken’. Om dat goed te kunnen doen moeten we onze personele capaciteit zoveel mogelijk voor ons primair proces inzetten en het ‘binnen’ op orde hebben. Als organisatie hebben we daarom gekozen voor de verkleining van de ondersteuning en de overhead. Omdat het primaire proces een kwalitatief goede ondersteuning nodig heeft die de uitvoering versterkt werken we tegelijkertijd aan een kwaliteitsimpuls voor de bedrijfsvoering.
In 2015 zijn wij verder gegaan met het verbeteren van de bedrijfsprocessen en het inhoudelijk richting geven aan belangrijkste domeinen binnen de bedrijfsvoering.

• In opdracht van de commissarissen van de koning van Flevoland, Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht is er een onderzoek gedaan naar een P4-samenwerking. Dit heeft geresulteerd in een rapportage per discipline en wordt in 2016 verder voortgezet. Op het gebied van de Bedrijfsvoering is afgesproken dat de samenwerking geïntensiveerd kan worden op de Treasurybeleid, informatievoorziening, Inkoop en op juridische verkenning.
• In 2015 is de lijn vanuit de strategische personeelsplanning (SPP), gekoppeld aan het sturen op
personeelskosten doorgezet. Dit houdt enerzijds in dat ingezet wordt op de ontwikkeling en doorstroom van
medewerkers om de medewerkers vanuit hun kracht en talent in te zetten en anderzijds willen we als
organisatie flexibeler worden en kunnen inspelen op de ontwikkelingen in de maatschappij. De krimpopgave is afgerond, de organisatieomvang is teruggebracht naar 655 fte.
De invlechting van BRU en DLG is, samen met de transitie Jeugdzorg, zonder extra middelen en formatie afgerond. Dit heeft een grote impact gehad, met als gevolg dat de SPP pas eind 2015 is gestart. Dit loopt het eerst half jaar van 2016 door.
In het najaar is er een grote personeelsbijeenkomst geweest, De Expeditie, waarin ideeën voor de organisatie voor de korte en lange termijn geformuleerd zijn. Hieraan wordt nu verder vormgegeven wat het worden van een Great Place to Work weer een stap dichterbij brengt.

• De afgelopen jaren hebben we in het kader van artikel 217a van de Provinciewet drie onderzoeken laten uitvoeren naar het handelingsrepertoire van de provincie op de volgende onderwerpen:

• sturing van instellingen met een subsidierelatie (2013)
• de rol van opdrachtgever en eigenaar van verbonden partijen (2014)
• netwerken (2015).

Het onderzoek in 2015 naar een handelingsrepertoire in netwerken heeft geleid tot een zinvolle en herkenbare typologie van zes typen netwerken met verschillende vormen van regie en onderscheid tussen opgave-gerichte en interactie-gerichte netwerken. Per netwerk hebben we in beeld gebracht welke factoren bijdragen aan het succes van het netwerk. Voor ieder type netwerk hebben we een passend handelingsrepertoire voor de provincie ontwikkeld op basis van vijf kenmerken (identiteit, spelregels, regie/leiderschap, organisatie, coalities). We hebben praktijkcases onderzocht en nagegaan hoe de provincie opereert in de verschillende typen netwerken. In het rapport staan aanbevelingen die goed aansluiten bij de ambitie van bestuur en organisatie om in verbinding met de netwerksamenleving beter te presteren. In 2016 ontwikkelen we een praktische uitwerking. Het rapport is in zijn geheel ter informatie naar Provinciale Staten gezonden.

Zie voor processen en procesmatigwerken programma 8: Bestuur en middelen
• In het najaar van 2015 zijn de resultaten opgeleverd van de meting naar de capaciteit van Warmte-koude-opslag (WKO) van  a.s.r. De capaciteit van de opslag is alleen groot genoeg is voor koeling van het Huis voor de provincie. In 2016 wordt mede met deze uitkomst, een integraal plan van aanpak gemaakt om het Huis voor de provincie te verduurzamen.
• De provincie verbetert haar sturingsinformatie door een integraal informatiesysteem voor de bedrijfsvoering (project Presto) in te voeren. Op 1 januari 2016 zijn de eerste twee modulen van Presto in gebruik genomen. Het systeem wordt in fases verder geïmplementeerd. In het projectblad voor PRESTO staat een aparte verantwoording van het project,
Naar aanleiding van de Archiefvisie 2020 is samen met Het Utrechts Archief een pilot uitgevoerd voor het vervroegd overdragen van afgesloten dossiers naar het landelijk elektronisch archiefdepot.
Om digitale dossiers vollediger te krijgen is een onderzoek naar de gebruiksvriendelijkheid van het documentair systeem gedaan. Door het beleggen van het eigenaarschap van systemen en gegevens, verbeteren we de kwaliteit van de informatie. Duidelijk eigenaarschap draagt ook bij aan een efficiënte samenwerking met partners.
Met andere provincies werken we samen aan de Digitale Overheid. Het convenant Informatiebeveiliging is hiervan een vertaling
Samen met de gemeentes Utrecht, IJsselstein en Montfoort is een plan van aanpak gemaakt om te komen tot een contourenschets voor een intensievere samenwerking op het gebied van ICT-infrastructuur. De snelle ontwikkelingen in de techniek en de hogere eisen die aan de overheidsdienstverlening worden gesteld, vragen onder andere om deze slimme manier van samenwerken. Door de ICT-infrastructuur via samenwerking in eigen hand te houden, kan beter gegarandeerd worden dat aan deze nieuwe eisen wordt voldaan.

Naast de specifiek voor de huidige coalitieperiode geldende indicatoren met betrekking tot de (afbouw van de) formatie, zowel in aantallen als in geld, heeft u bij de Voorjaarsnota 2012 ook ingestemd met de opname van een aantal universele indicatoren:

Centrale overhead

Vanaf 2014 worden de kosten voor personeel en van centrale overhead integraal via één provinciaal uurtarief begroot en verdeeld over de programma’s op basis van de verdeling van de productieve uren. Bij de jaarrekening is de realisatie gelijk aan de begroting. Eventuele afwijkingen op personeelsbudgetten komen ten laste/gunste van de algemene middelen. De totale begroting voor personeel en centrale overhead bedraagt € 57,094 mln. in 2015.